УДК 004.4

АНАЛИЗ СОСТОЯНИЯ СИСТЕМ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ.

Малявка Николай Александрович к.э.н., ассистент кафедры «Экономика и управления в строительстве» Ростовского государственного строительного университета

Островский Константин Николаевич, ассистент кафедры «Экономика и управления в строительстве» Ростовского государственного строительного университета

Внедрение новых методов управления предполагает использование информационных технологий. Современные информационных технологий повышают эффективность управления организацией за счет изменения технологий работы функциональных подразделений, вовлечения в оборот интеллектуальных продуктов, повышения прозрачности бизнеса и, соответственно, повышения его инвестиционной привлекательности и капитализации.

Неотъемлемым элементом ИТ-инфраструктуры, в любой современной организации становится система электронного документооборота (далее – СЭД). СЭД позволяет эффективно организовать делопроизводство и электронный документооборот (управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др.) на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности.

В последнее время в России реализуются несколько государственных инициатив, направленных на развитие электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом. Важным шагом на пути развития информатизации страны стало создание «электронного правительства», которое обеспечивает: эффективное и менее затратное администрирование; кардинальное изменение взаимоотношений между обществом и правительством; совершенствование демократии и повышение ответственности власти перед народом.

Основная работа по формированию электронного правительства была начата с момента принятия государственной программы Российской Федерации «Информационное общество (2011-2020 годы)», утверждённая распоряжением Правительства Российской Федерации от 20 октября 2010 г. № 1815-р в соответствии с которой был выполнен комплекс работ по формированию единой информационно-технологической и телекоммуникационной инфраструктуры электронного правительства. В настоящее время разработаны и функционируют ключевые элементы национальной инфраструктуры электронного правительства, в том числе [5]:

1)       единый портал государственных и муниципальных услуг;

2)       единая система межведомственного электронного взаимодействия;

3)       национальная платформа распределенной обработки данных;

4)       единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре;

5)       информационная система головного удостоверяющего центра.

По данным мониторинга, проведенного IDC Россия и компанией Логика бизнеса 2.0 (Рис.1), по числу внедрений на российском рынке СЭД лидируют: IBM Notes/Domino ~ 25%, Microsoft Sharepoint ~ 17%, 1С:Документооборот ~ 14%, Directum ~ 12%  [6].

Рисунок 1 – Внедрение систем электронного документооборота в России

Новым витком в развитии СЭД является использование «облачных» технологий. Данные сервисы применяются как различными госструктурами, так и коммерческими предприятиями. Взаимодействие с мобильными устройствами стало еще одним новшеством. При создании соответствующих программных продуктов необходимо соблюсти баланс между необходимым функционалом и простотой использования.

Комплексная автоматизация документооборота предполагает распространение СЭД на все функции управления и все бизнес-процессы предприятия. Практическим результатом перехода к единой системе документооборота становится общий для всего предприятия стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой (использование одних и тех же процедур обработки документов, требуемых для подготовки различных управленческих решений).

При выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов, и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Реализации такого проекта, как внедрение СЭД должен предшествовать серьезный подготовительный этап. Проводится анализ существующего документооборота, а также деятельности всех подразделений, вырабатываются рекомендации по формализации деятельности каждого сотрудника. Необходимо описать и закрепить в нормативных документах те бизнес процедуры, на автоматизацию которых направлена система (рис 2).

Рисунок 2 – Этапы внедрение систем электронного документооборота

Очевидно, внедрение СЭД необходимо любой организации, несмотря на ее размер, тип собственности и другие факторы. Грамотно поставленные задачи и анализ позволят создать СЭД, которая станет мощным инструментом повышения эффективности и качества управления предприятием, обеспечит прозрачность бизнес-процессов, повышение исполнительской дисциплины, сокращение затрат времени руководителей и сотрудников, исключение утечки информации и способствует росту конкурентных преимуществ.

Список использованных источников

1) Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

2) Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 23 июля 2008 г.)

3) Кобелькова Л.А., Документация в информационном обществе: электронное делопроизводство и электронный архив // Отеч. архив. – 2000. - №1 – с.110 – 112. – Рус.

4) Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. – С-Пб.: Академия, 2006. -288 с.

5) Чернов В.Н. Системы электронного документооборота. – М: РАГС, 2009. – 84с.

6) http://www.tadviser.ru